La stratégie de la gestion électronique de l’information et des documents puise son sens dans le core business de l’entreprise. L’existence même des organisations dépend de certains documents. Les dirigeants doivent en avoir conscience et s’y intéresser au moins autant qu'à leurs résultats financiers.


L’augmentation des documents et la recherche d’optimisation des processus poussent les responsables à adopter une stratégie de gestion de leurs documents et plus seulement à se poser des questions techniques sur l’archivage.

Les menaces et les risques dans la gestion de l’information sont réels. Archiver se résume de manière simple à identifier les documents en déterminant leur durée de conservation, les décrire avec des métas données et un plan de classement pour les recherches ultérieures, les stocker et enfin maintenir l’accessibilité aux données.

Les entreprises doivent également prouver que leurs archives sont intelligibles, intègres, authentifiables, et que toute modification et tout événement soient identifiables selon la notion de traçabilité. Il est déraisonnable pour les entreprises de mettre en place un système de gestion électronique des documents en tant que simple outil de stockage.

Résumé des points clés du schéma directeur

- Les documents :
Actuellement, les entreprises concentrent leurs efforts sur les documents et les processus dont la dématérialisation offre un fort retour sur investissement. Il s’agit principalement des factures, des bons de commande, des bons de livraison, des courriers entrants et sortants et des documents RH. Les assurances s’intéressent aux dossiers assurés, les banques aux documents liés aux transactions financières et les administrations à l’ensemble des documents.

- Les processus :
Ceci dépend fortement du secteur d’activité. Certains processus sont assez génériques, comme la distribution du courrier, le traitement et la validation des factures, mais aussi ceux liés aux documents RH. Par ailleurs, chaque entreprise a aussi ses propres processus qu’il faut modéliser et mettre en place pour gérer l’information et les documents.

Conclusion

La stratégie de la gestion des documents devra se développer et s’adapter au fil du temps selon la structure de l’entreprise, son contexte concurrentiel, l’évolution des techniques informatiques et bien évidement, le cadre légal et réglementaire.

Auteur :
Frédéric Matthey

Directeur Général de Digitech Suisse
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