A priori, le document devrait être électronique et géré par un logiciel. On sait depuis deux bonnes décennies que cette assertion n’est justement qu’un a priori. Pourtant, de nombreux candidats à l’expérience GED oublient de répondre à certaines questions candides.


Quelques questions candides

  • Qu’est-ce qui constitue chez moi un document ? Quelle est sa pertinence ? Devrait-il seulement exister ?
  • Pourquoi gérer des documents, quelle que soit leur importance traditionnelle, quand il sont notoirement non consultés ? Quand leur contenu est pauvre, voire obsolète ?
  • Le document est-il une fin en soi, ou bien un trait d’union dans un processus collectif complexe ?
  • La manière électronique est-elle la meilleure pour gérer tout document ? Des documents non électroniques actuellement mal gérés, le seront-ils mieux en GED ?
  • L’ordinateur trouve, certes… mais quel est le sens d’une information documentaire non recherchée ?
  • Quel est le sens d’une information documentaire déconnectée de l’action instantanée de l’utilisateur ? Quel est le sens de cette information si elle ne l’amène pas à infléchir son action ?
  • Le document n’est-il pas, finalement, le bouc émissaire d’une information mal utilisée, mal maîtrisée et mal partagée ?

Les clés de l’échec d’un projet de GED

Le document est le révélateur de nos mauvaises pratiques organisationnelles. Informatiser le document revient alors à congeler de la nourriture avariée !

Problématique mal posée
  • Focalisation sur un élément de la conséquence et non de la cause
  • Priorité de la technologie sur la stratégie…

… ces écueils basiques sont très souvent représentés dans les projets GED ; ce dernier se résume alors à proposer une « bonne » réponse (technologique) à une mauvaise question (stratégique).

Votre démarche GED

Plus que jamais, votre démarche sera globalisante et vous amènera à prendre du recul vis-à-vis d’une analyse trop étroitement centrée sur le document.

Les préalables d’un projet de GED sont particulièrement forts en termes de :
  • Affirmation de l’alignement : Stratégie d’entreprise --> tactique opérationnelle --> fonctionnalité du système de GED
  • Dégagement et renforcement des processus de création de valeur par ce même système

Ne devraient être entrepris que les projets répondant strictement à ces deux critères.


Auteur :
Eric Fanton

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