La GED (gestion électronique de documents) rationalise les processus de traitement des documents. Elle est un partenaire naturel du développement de workflows formalisés dans l'entreprise.


Principe

Un workflow, ou flux de travaux, décrit et formalise toutes les étapes d'un processus et les flux d'informations associés. Un workflow n'est pas nécessairement linéaire. Il peut contenir des embranchements et des boucles accompagnées de conditions.
Par abus de langage, le terme de « workflow » peut aussi désigner le logiciel permettant d'exécuter ces flux.

Typologie

Workflow procédural

Le workflow procédural décrit les processus connus et fixes de l'entreprise. Les processus sont préétablis et le workflow est statique. Il se compose d'une suite prédéfinie d'étapes et des éventuels algorithmes de choix de chemin. Ce type de workflow peut être entièrement automatisé.

Workflow ad hoc

Le workflow ad hoc permet de gérer les autres situations, celles qui ne peuvent pas être prises en charge par les workflows procéduraux. Chaque étape doit alors être décidée au fur et à mesure, ce qui rend le workflow dynamique. Ce type de workflow réclame une intervention humaine fréquente. La décision prise peut alors être exécutée par le moteur de workflow.

Moteur de workflow

Le moteur de workflow est un logiciel permettant d'exécuter les flux définis. Il s'occupe des transmissions effectives d'informations au cours des différentes étapes. Il peut par exemple :

  • envoyer un message électronique au responsable de l'étape suivante du workflow,
  • orienter le workflow dans une direction ou une autre selon des conditions prédéfinies,
  • gérer le transfert de tâches lorsqu'un certain délai est écoulé.

Exemples d'applications

Les workflows sont applicables à de nombreux niveaux de l'entreprise :

  • workflow pour l'écriture d'un rapport : écriture, corrections, validation des corrections, validation du document, signature, diffusion,
  • workflow pour la gestion d'une non-conformité : déclaration de la non-conformité, validation, correction, validation de la correction,
  • workflow pour la GED : création, stockage, diffusion, archivage, destruction.
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