Pourquoi mettre en place une GED ?

La GED ou gestion électronique de documents (aussi appelée GEID – gestion électronique de l'information et des documents) nécessite de mettre en place une architecture technique et d'introduire de nouvelles procédures pour la création et le transit de documentations au sein de l'organisation. Cette mise en place induit des coûts financiers qui peuvent sembler importants et vous hésitez peut-être à considérer ces dépenses. La GED est cependant un moyen de répondre à certaines problématiques internes comme externes. Elle s'inscrit dans le cadre de la démarche qualité et permet de répondre aux réglementations nationales et internationales en termes d'archivage légal introduites par exemple par la loi Sarbanes-Oxley.

GED et démarche qualité

La GED comme composante de la démarche qualité

Dans le cadre de la démarche qualité, la GED est un moyen d'apporter la rigueur nécessaire à la saisie, au suivi, à la validation et à la résolution des réclamations et des non-conformités. Elle peut aussi être un outil directement intégré aux procédures des services administratifs et comptables : gestion des clients, de la facturation, des fournisseurs…

La GED comme aide à la démarche qualité

La GED, si elle est utilisée de façon systématique, facilite la recherche et l'accès aux documents nécessaires au sein de la démarche qualité. Pour accéder aux référentiels, manuels et procédures, quelques clics suffisent.

GED et obligations réglementaires

L'archivage légal en France

La loi française impose une durée minimale de conservation de certains documents. Ainsi, les contrats conclus entre commerçants et entre commerçants et non-commerçants doivent être conservés 5 ans (article L. 110-4 du Code de commerce). Les documents comptables, quant à eux, doivent être conservés 10 ans (article L123-22 du Code de commerce).

La loi Sarbanes-Oxley

La loi Sarbanes-Oxley est une loi fédérale américaine qui impose des règles de transparence et de fiabilité financière aux entreprises cotées en bourse aux Etats-Unis. Les documents d'audit et documents de travail requis par cette loi doivent être conservés pendant une durée minimale de 5 ans. Cette loi s'applique également aux entreprises non-américaines cotées à la bourse de New York. Elle a donc des répercussions en dehors des Etats-Unis.

L'archivage électronique

La loi française admet explicitement l'existence d'archives électroniques en lieu et place d'archives papiers. L'article 1316-1 du Code civil français dispose que « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ». Les procédures définies lors de la mise en place doivent garantir ces conditions d'identification, de fidélité et d'intégrité des documents électroniques.