Numérisation des documents

La GED ne peut pas se limiter aux documents créés directement sous forme électronique. Elle doit également prendre en compte les documents papiers en les numérisant. La numérisation elle-même ne fournit qu'un fichier image peu exploitable. Un maximum d'informations doit donc en être extrait, par exemple grâce à un logiciel de reconnaissance de caractères.

Import des documents

Il est recommandé d'importer les documents existants dans le système. Cela permet d'éviter un double système d'indexation ou de rechercher en vain un document dans l'un des systèmes lorsqu'il se trouve dans l'autre.

Métadonnées

Chaque document est associé à des métadonnées qui peuvent regrouper :

  • le titre,
  • l'auteur,
  • les données de validation,
  • une ou des signatures électroniques,
  • un horodatage,
  • la source,
  • le type de fichier,
  • ...
    Ces métadonnées constituent un premier niveau d'indexation.

Indexation

La GED tire parti de l'outil informatique pour indexer les documents. Cette indexation regroupe les métadonnées du document (dérivées automatiquement ou saisies manuellement) et le contenu du document par extraction de mots-clés.
Cette extraction peut être :

  • automatique : généralement exhaustive mais moins précise,
  • manuelle : plus précise mais sujette à omissions et erreurs.
    Les outils de recherche utilisent ensuite l'indexation pour retrouver les documents.

Recherche en texte intégral ou full-text

Lorsque l'indexation est automatique et couvre tout le contenu d'un document, on peut effectuer des recherches en texte intégral ou « full-text ». Ce type de recherche est similaire à ce que peut proposer un moteur de recherche sur le Web. La recherche est donc facilitée pour l'utilisateur qui n'a pas à remplir un formulaire de critères hétéroclites.
En revanche, il faut souvent employer les termes exacts utilisés dans le document. De plus, les faux positifs sont nombreux. La précision de la recherche full-text peut être améliorée lorsqu'elle est utilisée en conjonction avec d'autres critères, par exemple sur les métadonnées.

Sauvegardes

La mise en place d'une GED impose la sauvegarde régulière et fiable du dépôt de documents. Perdre une année entière de factures à cause du dysfonctionnement d'un disque dur est une perspective inacceptable.

Droits d'accès

Tous les employés ne peuvent avoir accès à tous les documents d'une entreprise. C'est notamment le cas pour les documents commerciaux confidentiels ou les données des ressources humaines. Un système de GED doit donc fournir une gestion forte des droits d'accès (lecture, modification, suppression, création). Ces droits sont alors attribués à des personnes et à des groupes de personnes prédéfinis.

Workflow

L'utilisation correcte d'un système de GED suppose qu'un workflow (ensemble de procédures définissant les tâches individuelles à effectuer pour différentes opérations) est mis en place à tous les niveaux de l'entreprise. Pour que la GED soit utile, il faut que le document soit numérisé et bien indexé. Le workflow doit regrouper toutes les étapes du cycle de vie d'un document électronique, de son acquisition à son archivage en passant par son indexation et les procédures de sauvegardes. Ce workflow peut certes être considéré comme une contrainte, mais il permet de rationaliser la gestion documentaire de toute l'entreprise.

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