Les enjeux de la GED

La GED ou gestion électronique de documents (aussi appelée GEID – gestion électronique de l'information et des documents) répond à des enjeux aussi bien organisationnels (productivité, traçabilité) que réglementaires (archivage légal, exigences Sarbanes-Oxley, normes de qualité…). Résumons ici les enjeux principaux auxquels la GED permet de faire face.

Enjeux organisationnels

Réduire les coûts

Si la GED est associée à ses propres coûts (infrastructure, formation), elle permet de réduire certains coûts liés directement à l'existence de documents papier :

• coût des consommables,
• entretien du matériel d'impression et de reproduction,
• traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction),
• archivage des documents à durée de vie importante.

Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques

D'innombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans une organisation. Il faut y ajouter les documents provenant de l'extérieur de l'entreprise. Gérer l'ensemble de ces documents, s'assurer de leur traitement et qu'ils sont adressés aux bonnes personnes peut s'avérer une tâche titanesque. La GED fournit une interface centralisée permettant de retrouver tout document.

Améliorer la traçabilité des documents

Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation. La situation où l'unique copie d'un document important est « perdue » dans le tiroir d'un collaborateur en congés appartient au passé. Un document dématérialisé est stocké dans le système de GED et son état de traitement courant est connu à tout moment.

Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents

Un document dématérialisé peut également circuler plus rapidement que son support papier. Les transferts lors de l'établissement ou de la validation d'un document deviennent pratiquement instantanés. Cela est particulièrement intéressant si l'organisation se compose de plusieurs sites distants les uns des autres.

Augmenter la productivité

L'amélioration de la traçabilité et de la fluidité de circulation des documents permet en soi des gains de productivité. Chercher un document spécifique ou rassembler les pièces d'un dossier est également plus rapide :

• la recherche en texte intégral peut permettre de retrouver un document plus rapidement,
• les documents similaires ou liés peuvent être mis en relation par la GED,
• le remplissage automatique de certaines métadonnées évite des erreurs d'indexation et d'archivage.

Enjeux réglementaires

Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage

La législation nationale et les réglementations internationales imposent certaines contraintes en matière d'archivage :

• assurer l'authenticité d'un document,
• identifier l'auteur d'un document,
• stocker des documents pendant plusieurs années,
• prévenir la destruction accidentelle de documents.
  La GED offre des outils (signature, validation, archivage) pour répondre à ces contraintes.

Répondre aux exigences des normes de qualité

Les normes de qualité imposent une traçabilité de tous les process d'une organisation. Elles supposent aussi que la documentation de ces process soit disponible à tous. Ici encore, la GED peut s'avérer précieuse face à cet enjeu.