La GED au service de la démarche qualité

La GED s'inscrit naturellement au service de la démarche qualité. Elle permet d'accéder rapidement et partout aux procédures et manuels. On peut également y intégrer le suivi des fiches d'incidents et non-conformités. Les procédures établies lors de la mise en place de la GED peuvent elles-mêmes s'inscrire dans le cadre de la démarche qualité des services comptables et administratifs.

Service clientèle et suivi des dossiers clients

Le dossier d'un client est disponible pour tout interlocuteur de l'entreprise qui peut avoir à interagir avec lui. Il n'est plus nécessaire de chercher le dossier papier lors d'un appel impromptu. Si tout a été numérisé et correctement indexé, le dossier est complet et aucune pièce n'y manque.

Suivi des comptes fournisseurs

De manière symétrique aux dossiers clients, les comptes fournisseurs peuvent bénéficier de la GED. Les bons de commande et ordres de paiement sont rassemblés au même endroit et accessibles à tout moment pour toute personne autorisée.

Gestion des documents administratifs

Généralement, les documents administratifs sont gérés plus efficacement grâce à la GED. Une bonne indexation permet de gagner un temps précieux lors de la recherche d'un document. Un même document peut être présent dans plusieurs catégories ou dossiers à la fois sans nécessiter plus d'espace de stockage.

Transmission des documents à l'extérieur

Si les partenaires de l'entreprise font également usage de la GED, celle-ci peut être utilisée après accord pour transmettre des documents entre ces acteurs. L'avantage est double :

  • les coûts liés au transport des documents (poste, coursier) disparaissent,
  • on évite la « rematérialisation » suivie de la numérisation du document à destination.
    Dans le cas de partenaires à l'étranger, il faut s'assurer que les documents électroniques ainsi transmis répondent aux réglementations des 2 pays.
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