Le cycle de vie d'un document numérique

Mettre en place une GED (gestion électronique des documents) n'affranchit pas des problèmes de cycle de vie des documents. Ceux-ci sont, comme les documents papier, créés, stockés, archivés et éventuellement détruits.

Définition

Le cycle de vie d'un document numérique décrit le cheminement chronologique d'un document. Chaque étape de ce cycle est associée à ses propres enjeux :

• création,
• gestion,
• diffusion,
• conservation.

Création

Un document numérique peut être créé automatiquement (par un système d'éditique) ou manuellement (par l'écriture d'un rapport). Il peut être créé nativement sous forme électronique ou être une copie d'un document papier par numérisation.
Dès la création d'un document, il faut définir :

• où le classer : le ou les emplacements dans lesquels il sera disponible au sein de la GED,
• son indexation : mots-clés et métadonnées.

Gestion

Droits d'accès

Dans le cas de documents papier, seules certaines personnes peuvent accéder à l'endroit de stockage des documents sensibles. C'est la même chose pour les documents numériques. Un système de droits d'accès doit impérativement être mis en place.

Authenticité

Il est plus difficile de falsifier un document papier que de modifier un fichier informatique. Par ailleurs, des erreurs de transmission peuvent subvenir, menaçant l'intégrité des données électroniques.
Il est donc recommandé d'utiliser des moyens d'authentification des documents numériques destinés à ne pas être modifiés, comme une signature électronique associée à un horodatage.

Evolutions

Certains documents sont amenés à être mis à jour. Il faut donc définir des processus de modification :

• droits d'accès pour les modifications,
• conservation des versions antérieures,
• révocation des versions antérieures.

Diffusion

Mode de diffusion

Un document peut être diffusé :

• en mode pull : l'utilisateur qui en a besoin le demande à la GED,
• en mode push : un utilisateur reçoit automatiquement certains documents dès leur création ou lorsqu'ils sont modifiés.

Forme de la diffusion

Les fichiers peuvent être diffusés dans un format différent du format dans lequel ils sont stockés. Un ensemble de données peut, par exemple, être utilisé pour remplir un formulaire mis en page affiché à l'utilisateur. Les données stockées peuvent également être chiffrées ou compressées tandis que l'utilisateur ne voit qu'une version qu'il peut lire directement.
Des droits d'accès peuvent également être associés à la diffusion : lecture, modification, impression.

Canaux de diffusion

Lorsque les documents sont transférés par réseau, il faut envisager le chiffrage de la connexion, en particulier pour les documents qui ne sont pas accessibles publiquement. Les fichiers peuvent également être envoyés chiffrés sur un canal en clair, mais il faut alors que le destinataire puisse les déchiffrer.
Il faut également que les canaux de diffusion soient correctement dimensionnés afin que les utilisateurs puissent accéder aux documents rapidement.

Conservation

Conservation ou destruction

La première question à se poser est : « Faut-il garder ce document ? ». Le principe de précaution peut amener à conserver des documents bien au-delà des périodes d'archivage légal. Mais, de la même manière qu'un document papier encombre la salle d'archives, la conservation d'un document électronique n'est pas sans conséquence :

• elle consomme de l'espace de stockage,
• il faut également prévoir de l'espace pour ses sauvegardes,
• la présence de documents périmés dans l'indexation diminue la pertinence des résultats de recherche.

Conditions de conservation

Il faut définir les conditions de conservation d'un document :

• supports de stockage,
• format de conservation,
• gestion des sauvegardes,
• gestion des droits d'accès,
• date de suppression.

Sauvegardes

Si un document doit être conservé, des procédures de sauvegarde et de restauration doivent être mises en place et régulièrement testées. La sauvegarde est idéalement multiple et les différentes copies sont distribuées à plusieurs emplacements et sur plusieurs supports.