GED : les erreurs à ne pas commettre

Lors de la mise en place d'une GED, il y a des écueils à éviter. Sans prétendre à l'exhaustivité au vu de la situation particulière de chaque organisation, voici quelques points qui méritent votre vigilance.

Non-implication des utilisateurs

Les utilisateurs doivent être impliqués dès le démarrage du projet. Un bon cahier des charges est établi en réponse aux besoins qu'ils expriment.
En impliquant les utilisateurs en amont, l'intégration de la GED sera mieux vécue. C'est un moyen d'obtenir leur adhésion au projet. Ils y verront davantage une manière d'améliorer leur travail quotidien que des contraintes supplémentaires.
Les utilisateurs doivent également être formés aux outils et aux procédures du système de GED pour se l'approprier.

Numérisation longue ou difficile

La numérisation doit être simple et rapide. L'objectif premier est d'éviter les piles de documents « à numériser » à côté du scanner. Un document qui n'est pas numérisé n'est pas disponible dans le GED et n'est pas indexé. La numérisation est la pierre angulaire de la gestion des documents qui arrivent sous forme papier. Elle doit par conséquent être facilitée à tout prix.

Hétérogénéité du système

Le système de GED doit être le même pour tous les services. La base de documents doit être identique. Les accès des utilisateurs sont restreints par un système de permissions et non par des bases de documents différentes. Plusieurs bases de documents entraînent nécessairement des problèmes d'accès et des problèmes de duplication. Le système mis en place est donc déployé de manière identique dans toute l'organisation.

Non-prise en compte de l'organisation de l'entreprise

L'organisation de l'entreprise offre un cadre tout indiqué pour gérer les droits d'accès aux documents. On peut la refléter dans un système de groupes pour gérer les permissions. Chaque personne de l'entreprise appartient à plusieurs groupes selon ses affectations (par exemple Service comptabilité, Projet A). Chaque groupe se voit ensuite attribuer des droits sur les documents auxquels il peut avoir accès. Les groupes sont une fonctionnalité importante de tout système de GED sérieux.

Tests insuffisants du système

Le système doit être testé intensivement avant sa mise en production officielle. Les dysfonctionnements sont souvent mal perçus par les utilisateurs. C'est d'autant plus le cas s'ils sont déjà sceptiques lors des phases d'étude.

Sous-dimensionnement du réseau

Le réseau entre les postes des utilisateurs et le dépôt de données doit être correctement dimensionné pour éviter les congestions et les lenteurs. Un réseau suffisamment performant contribue à l'impression de réactivité du système.