GED : clés en main ou sur mesure ?

Lorsque l'on choisit sa solution de GED (gestion électronique de documents), 2 options se présentent : utiliser une solution clés en main ou mettre en œuvre une prestation sur mesure. Les 2 approches ont leurs avantages et leurs inconvénients. Il convient de les connaître pour mesurer leur impact sur les besoins énoncés dans le cahier des charges et sur la mise en œuvre de la GED dans l'entreprise.

GED clés en main

Avantages

• Le coût d'acquisition d'une GED clés en main peut être faible, voire nul dans le cas de logiciels gratuits.
• La solution mise en œuvre peut être la même que celle de certains des partenaires commerciaux de l'entreprise, ce qui facilite alors l'échange de documents.
• L'assistance et la maintenance peuvent être externalisées facilement. Certains éditeurs de GED la proposent en tant que service.
• Il peut exister des communautés d'utilisateurs de la solution choisie, ce qui permet d'obtenir des retours et informations liées à une expérience de terrain.

Inconvénients

• La GED clés en main offre moins de flexibilité. Dans certains cas, les procédures doivent être adaptées à l'outil et non l'inverse. Certaines fonctionnalités non utilisées peuvent alourdir l'outil. Certaines fonctionnalités peuvent manquer dans la solution clés en main qui s'avère être le meilleur compromis.
• Une GED clés en main est plus difficile à faire évoluer.
• Si l'éditeur de la solution de GED disparaît, les éventuels contrats de maintenance et les perspectives d'évolution disparaissent également.

GED sur mesure

Avantages

• Une GED sur mesure est, par définition, mieux adaptée aux besoins et particularités de l'entreprise.
• Dans le cas d'un système de GED développé en interne, les compétences pour l'assistance, l'évolution et la maintenance du système sont disponibles en interne.
• Si le développement du système de GED est externalisé, le contrat d'externalisation peut inclure assistance, maintenance et évolutions.

Inconvénients

• Un système de GED est complexe : son développement sur mesure peut s'avérer très coûteux.
• Si l'équipe de développement du système de GED quitte l'entreprise (développement en interne) ou fait faillite (développement externalisé), la maintenance et l'évolution du système ne sont plus assurées.
• Il n'existe pas de communauté d'utilisateurs autour d'une solution sur mesure. Les problèmes rencontrés doivent être résolus par les développeurs du système.