Fonctionnalités de la GED

Acquisition

L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques.

Classement

Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d'ajout, responsable de l'ajout) et son contenu (recherche en texte intégral).

Stockage

Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Il faut donc s'intéresser au stockage initial des documents et à leurs sauvegardes.

Diffusion

Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion.

Archivage

Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. Ils deviennent alors des candidats à l'archivage, ce qui peut avoir des conséquences sur leur accès et leur indexation.

GED : quels avantages ?

Réduction des coûts liés au papier

L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. La GED réduit au moins en partie ces coûts.

Accès ubiquiste aux documents

Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation. Plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents.

Amélioration de l'indexation et de la recherche

L'indexation et la recherche de documents sont plus rapides, complètes et précises dans un système de GED que dans des archives papier.

Démarche qualité

Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED. Ce côté systématique s'inscrit naturellement dans le cadre de la démarche qualité.

GED : inconvénients et limites

Coûts financiers

La mise en place d'une GED implique des coûts financiers directs qui regroupent la mise en place de l'infrastructure technique et l'intégration des documents existants dans la GED.

Accompagnement et formation

Les utilisateurs doivent être formés et accompagnés lors de la mise en place de la GED. Cette formation couvre à la fois les outils logiciels et l'application des nouvelles procédures.

Limites à l'indexation

Le développement des contenus multimédia (sons, vidéos) et à évolution rapide (wikis) présente un challenge grandissant à l'indexation des données.

GED : les enjeux

La GED permet de maîtriser les flux de documents et d'en améliorer la traçabilité. La circulation et le traitement des documents sont facilités. La GED est également une solution pour répondre aux contraintes légales liées à l'archivage et aux exigences des processus qualité. Malgré des coûts initiaux et la nécessité de mettre en place de nouvelles procédures, elle peut induire des économies financières et des gains de productivité intéressants.

Tendances de la GED

La production et la consultation de documents dans une organisation font de plus en plus appel au travail collaboratif, y compris à distance, et à la mobilité. Les éditeurs de GED cherchent à accompagner ces tendances.

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