Etapes de la mise en place d'une GED

Vous souhaitez mettre en place une solution GED (gestion électronique de documents) dans votre entreprise. Vous vous demandez comment procéder. Voici une feuille de route pour guider les opérations.

Etude préalable

Recensement des besoins

Il est conseillé d'intégrer les utilisateurs de la future GED le plus tôt possible dans le processus de mise en place. Une consultation générale permet de dégager les besoins réels et de concevoir le planning de déploiement.
Les questions suivantes peuvent être posées :

• de quels documents avez-vous le plus souvent besoin ?
• quels types ou formats de documents traitez-vous le plus souvent ?
• notez l'utilité que vous attribuez aux fonctionnalités suivantes : recherche plein texte, travail collaboratif, ajout de commentaires...

Expression des besoins et cahier des charges

Une fois les besoins recensés, il faut les formaliser dans un cahier des charges. Ce document sert de référence tout au long du processus de mise en œuvre de la GED. L'accent doit être porté sur les aspects fonctionnels et non techniques. Les considérations techniques viendront ensuite répondre aux besoins fonctionnels exprimés dans le cahier des charges.

Recherche, étude comparative et choix d'une solution

Une fois les besoins exprimés et quantifiés, il est temps de s'intéresser aux différents acteurs du marché et de mener une étude comparative des solutions de GED. Un tableau synthétique comparatif des différentes solutions, orienté selon les besoins exprimés, peut aider à obtenir une vue d'ensemble de l'offre. Il s'agit alors de vérifier l'adéquation entre les différentes solutions possibles et le cahier des charges.

Mise en œuvre

Déploiement de la solution

Le déploiement de la solution ne se limite pas à l'installation et au paramétrage du logiciel de GED. Plusieurs éléments doivent également être pris en compte :

• écriture des procédures liées au système de GED,
• formation des utilisateurs au logiciel et aux procédures,
• acquisition et indexation des documents existants.
  Ces étapes sont essentielles au succès de la GED.

Acquisition des documents

L'acquisition est la première étape de l'insertion d'un document dans le système de GED. Il s'agit de rendre le document disponible sous forme électronique. Le document peut être créé directement sous cette forme : c'est le cas de la majorité des documents internes. Il peut également n'être disponible qu'au format papier : c'est le cas de nombreux documents en provenance de l'extérieur ou des archives papier de l'entreprise. L'acquisition consiste alors à numériser le document papier et à en extraire l'information.

Classement des documents

Les documents doivent ensuite être classés. On peut envisager plusieurs critères : date, numéro de référence, client... Ces critères ne sont pas mutuellement exclusifs : on peut classer un document électronique dans plusieurs dossiers sans avoir à le copier.
En plus de ce classement, le document peut être indexé : mots-clés, métadonnées, contenu. L'indexation doit être pensée pour répondre au mieux aux requêtes de recherche usuelles dans l'organisation.

Stockage des documents

Il faut considérer plusieurs éléments pour le choix de la solution de stockage des documents et les politiques associées :

• support de stockage (performances, fiabilité),
• droits d'accès aux documents,
• durée de stockage,
• sauvegardes.

Diffusion des documents

Les documents peuvent être disponibles à la demande de l'utilisateur ou lui être envoyés automatiquement dans certaines conditions. On peut, par exemple, imaginer que toutes les fiches d'incidents soient envoyées par courrier électronique au responsable qualité.
Les utilisateurs doivent pouvoir les afficher sous une forme exploitable et éventuellement les imprimer.