La GED (gestion électronique de documents) peut alimenter un système d'éditique pour générer et diffuser automatiquement certains documents.


Principe

L'éditique est un néologisme recouvrant la production et la distribution automatique ou semi-automatique de documents. Elle s'applique en particulier à l'édition en masse de documents constitués de parties fixes et de parties variables : factures, courriers, contrats, relevés de comptes…

Chaîne éditique

La chaîne éditique comporte les maillons suivants :

  • récupération des données personnalisées,
  • composition des documents à partir de ces données et de modèles prédéfinis,
  • post-composition : validation, tri,
  • impression et mise sous pli des documents générés dans le cas d'une diffusion papier,
  • distribution des documents électroniques ou papier,
  • gestion des retours.

Enjeux

Réduction des coûts

L'éditique permet d'optimiser la production et la diffusion de documents. Les opérations que l'on peut déléguer à l'éditique sont coûteuses en temps lorsqu'elles sont faites manuellement. Les automatiser induit donc généralement des économies financières.
Les volumes traités peuvent également augmenter, ce qui peut dans certains cas entraîner des réductions de coûts liées au volume.

Externalisation

L'éditique fait partie des éléments qui peuvent être externalisés lorsque l'entreprise souhaite se concentrer sur son cœur de métier. Dans les faits, l'envoi de lettres de diffusion par courrier électronique, ou l'impression et la mise sous pli de courriers papier sont souvent sous-traités. Externaliser l'ensemble de la chaîne éditique est alors un prolongement naturel.

Archivage

Certains documents, comme les factures, doivent être archivés même lorsqu'ils sont générés automatiquement.

TransPromo

« TransPromo » est un néologisme qui décrit la fusion de documents de gestion et de documents promotionnels. Un relevé de comptes (document de gestion) peut ainsi être accompagné d'un message promotionnel (nouveau service) adapté au destinataire.

Outils

La chaîne d'éditique complète fait appel à de nombreux outils :

  • outil de workflow pour orchestrer la chaîne,
  • ordonnanceur pour gérer physiquement les flux de documents,
  • communication avec les applicatifs « métier » pour obtenir les données,
  • environnement de conception pour les modèles,
  • moteur de composition,
  • moteur de post-composition,
  • équipements d'impression et de mise sous pli.
    Il existe des offres commerciales pour tous ces éléments. Certaines offres en regroupent plusieurs.

Bonnes pratiques

Projet transversal

L'éditique touche plusieurs services :

  • services informatique et technique pour l'implémentation,
  • service marketing (envoi de publipostage commercial),
  • service financier (envoi de factures).
    La mise en place d'un système d'éditique doit être considérée comme un projet transversal impliquant au minimum les services en question.

Interopérabilité

Si la solution choisie fait appel à plusieurs éditeurs ou fournisseurs de services, il faut s'assurer de l'interopérabilité des différents maillons de la chaîne. Il est conseillé de privilégier des formats ouverts, comme le XML ou AFP, en entrée et en sortie de ces maillons. Ainsi, si l'interopérabilité n'est pas native, elle peut être développée a posteriori en ajoutant une couche de compatibilité.

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