La gestion électronique de documents, ou GED, ne peut guère s'appliquer à des documents papier. Pour pouvoir gérer ces documents, il convient de les dématérialiser afin de pouvoir les stocker sous forme électronique.


Principe

Transférer un document vers le support informatique

« Dématérialiser » un document consiste à transférer, souvent grâce à la numérisation, un document d'un support papier à un support informatique. La numérisation peut être suivie de reconnaissance de documents et de caractères.

Dématérialisation native et dématérialisation a posteriori

On parle de dématérialisation « native » lorsque les documents (par exemple les factures) arrivent ou sont créés sous forme électronique dans l'organisation. L'étape de numérisation n'est pas nécessaire. Il faut cependant mener toutes les étapes ultérieures.
La dématérialisation a posteriori permet de traiter un document entrant sous forme papier dans l'entreprise. L'étape de numérisation est nécessaire.

Enjeux

Economiser les ressources

La dématérialisation est souvent vue comme un moyen d'économiser des ressources. Un document dématérialisé nativement implique des économies sur les coûts liés au papier.
Ce constat doit néanmoins être nuancé :

  • le support électronique réclame lui aussi des ressources : espace de stockage, connexion réseau...,
  • un document dématérialisé a posteriori existe bien sous forme papier.

Faciliter le partage d'informations

Un document dématérialisé n'est, par définition, pas lié à un support papier. Pas besoin de le photocopier si plusieurs personnes souhaitent y avoir accès en même temps.

Améliorer l'indexation des documents

Un document électronique peut être traité automatiquement grâce à l'informatique. Cela permet une indexation plus exhaustive qu'une indexation manuelle des documents papier.

Assurer les sauvegardes

Il arrive qu'un document papier soit détruit ou perdu. Dans le cas d'un document électronique, la copie est pratiquement instantanée et gratuite. Plusieurs sauvegardes d'un même document peuvent donc exister à plusieurs endroits et sur plusieurs supports. Il est plus facile et moins coûteux d'assurer la protection des documents électroniques.

Etapes

Numérisation

Si le document n'est pas dématérialisé nativement, la première étape consiste à transférer l'image du document papier vers un fichier. On utilise généralement pour cela un scanner.
Cette image brute est ensuite traitée afin d'en extraire le contenu sous une forme exploitable, en particulier pour l'indexation. On fait appel pour cela aux outils de reconnaissance de documents ou de reconnaissance de caractères.

Archivage

Les documents ainsi numérisés doivent être stockés. Plusieurs problématiques sont liées à l'archivage :

  • supports utilisés,
  • droits d'accès aux documents,
  • classement des documents,
  • sauvegardes,
  • intégrité des documents au cours du temps,
  • législation en vigueur.

Intégration des évolutions

Il convient de définir des procédures pour gérer l'évolution des documents :

  • faut-il créer un nouveau document et annuler la validité du précédent ?
  • comment alors révoquer un document périmé ?
  • faut-il modifier le document lui-même ?
  • comment indiquer les modifications ?
  • comment répercuter les modifications d'un document à toutes ses copies ?

  • La multiplication des copies d'un document numérique nécessite de porter une attention toute particulière à ces questions.

Certification

Il est impératif après la numérisation de certifier que la copie numérique est conforme à l'original papier. Les logiciels de reconnaissance de caractères ne peuvent viser la perfection. Un 8 transformé en 6 par la numérisation pourrait avoir des conséquences gênantes dans une facture.
La personne vérifiant la copie numérique et y apposant sa signature est responsable de la certification conforme. Elle doit être clairement identifiée.

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