La création d'un cahier des charges est la première étape dans la mise en œuvre d'un projet de GED. Le cahier des charges GED définit les exigences auxquelles la solution technique adoptée devra répondre. Il se compose de 4 parties : étude de l'existant, fonctionnalités attendues, contraintes de mise en œuvre, niveau de maintenance exigé.


Projet et existant

Types de documents

Les différents types de documents utilisés dans l'entreprise doivent être recensés dans le cahier des charges. Il faut considérer les points suivants :

  • quels types de fichiers doivent pouvoir être gérés :texte, images, audio, vidéo… ?
  • quels formats de fichiers sont employés : fichiers Microsoft Office, OpenOffice.org... ?
  • les contenus web doivent-ils être pris en compte ?

Volumétrie

La volumétrie des documents traités permettra d'évaluer les ressources techniques nécessaires pour éviter les surcharges :

  • l'espace disque prévu doit être suffisant et prendre en compte l'évolution future des besoins,
  • il doit en être de même pour l'espace de sauvegardes,
  • le dimensionnement du réseau doit être adapté au trafic prévu entre le serveur de GED et le réseau de l'entreprise.

Utilisateurs

La solution doit être adaptée au nombre prévu d'utilisateurs. Dans le cas d'utilisateurs peu habitués à l'outil informatique, une attention toute particulière sera portée à l'ergonomie et à la simplicité du produit choisi. Les différents niveaux d'autorisation nécessaires peuvent aussi être définis dans cette partie.

Contraintes techniques

Sans rentrer dans les spécificités techniques de la mise en œuvre de la solution de GED, certaines contraintes techniques peuvent faire partie du cahier des charges.
Le système d'exploitation hôte (Windows, Mac OS X, Linux) et l'architecture (32 ou 64 bits) peuvent avoir une influence sur la solution qui sera choisie.
D'autres contraintes liées à l'infrastructure de l'entreprise et à son réseau peuvent également avoir une pertinence dans le cahier des charges. On peut aussi y lister les exigences d'interopérabilité ou d'intégration avec certaines applications déjà en place.

Principales fonctionnalités attendues

Une fois l'existant établi, il faut définir les fonctionnalités attendues du système de GED. Il s'agit de recenser ce que l'entreprise attend sur les fonctionnalités suivantes :

  • collaboration,
  • workflows,
  • acquisition des documents,
  • gestion du contenu web (cahier des charges site web),
  • intégration avec les outils existants (en particulier bureautique),
  • indexation,
  • recherche,
  • interface,
  • ...
    Plus le cahier des charges est précis, plus il est facile de qualifier ou d'éliminer les diverses solutions du marché.

Mise en œuvre

Le prestataire doit répondre à un certain nombre d'attentes lors de la phase de mise en œuvre de la GED :

  • installation,
  • configuration,
  • formations,
  • évolutions,
  • maintenance.
    La mise en œuvre peut contenir une évaluation des différentes phases du déploiement.

Maintenance

Le type de contrat de maintenance souhaité fait également partie du cahier des charges. Il indique, comme pour la mise en œuvre, les tâches que doit pouvoir effectuer le prestataire ou l'équipe chargée du déploiement :

  • application des correctifs,
  • mises à jour,
  • assistance et niveau d'assistance.

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