L'archivage électronique

L'archivage électronique consiste à classer et conserver des documents sous forme électronique. Les documents ainsi archivés peuvent être originellement sous forme papier ou sous forme électronique. Dans certaines conditions, cet archivage électronique peut avoir une valeur probante en cas de litige.

Obligations d'archivage

Obligations légales en France

L'article L.110-4 du Code de commerce dispose que « les obligations nées à l'occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants se prescrivent par 5 ans si elles ne sont pas soumises à des prescriptions spéciales plus courtes ». Une action en justice au sujet de ces obligations est donc recevable pendant les 5 ans suivant la conclusion du commerce. Les pièces justificatives doivent donc être conservées pendant un minimum de 5 ans afin de pouvoir les produire en cas de litige.
Par ailleurs, l'article 123-22 du Code de commerce dispose que « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant 10 ans ».

Réglementations internationales

Certaines réglementations internationales s'appliquent également à certaines organisations établies en France.
La loi Sarbanes-Oxley impose ainsi aux entreprises cotées aux Etats-Unis de conserver certains documents et correspondances, y compris électroniques, de l'organisation pendant au moins 5 ans.
Les organisations opérant sur des marchés fortement réglementés peuvent avoir à répondre à des exigences similaires.

Valeur probante de l'archivage électronique

L'article 1316-1 du Code civil français impose 2 conditions pour établir la valeur probante d'un document électronique : « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».

Identification de l'auteur

La signature numérique permet de garantir qu'une personne donnée a émis ou validé un document, et que ce document n'a pas été modifié depuis la signature.
L'article 1316-4 du Code civil dispose que « la fiabilité [du procédé de signature] est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat ». Ces conditions ont été fixées par le décret 2001-272 du 30 mars 2001.

Garantie d'intégrité

La signature numérique d'un document permet de vérifier son intégrité. Mais elle n'est pas en soi une garantie de préservation de cette intégrité. Il faut appliquer des politiques de sauvegarde et de restauration permettant de limiter au maximum la perte ou l'altération de données. Il est de plus conseillé d'utiliser des formats de fichiers universels, ou du moins ouverts, pour garantir la pérennité de l'accès aux fichiers archivés.

Normes d'archivage électronique

Les normes sont des éléments utiles lorsque l'on réfléchit à ce que doit être le système d'archivage de l'entreprise.

ISO 15489

La norme internationale ISO 15489 définit des règles de qualité applicables à la gestion et à l'archivage des documents. Elle vise à être indépendante du support des documents (électronique ou papier).

MoReq

Au niveau européen, le MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) vise une approche opérationnelle de la norme ISO 15489.

NF Z 42-013

Au niveau français, la norme NF Z 42-013 est un ensemble de recommandations de mesures visant à assurer l'intégrité des documents, du point de vue technique comme organisationnel.