Facturation

La dématérialisation fiscale des factures, pourtant très attendue, a généré autant d’espoir que de frustration dans les entreprises : complexité de la réglementation, obligation de signature électronique pour l’expéditeur, d’archivage électronique pour le destinataire… Face à cette problématique, l’externalisation de l’envoi des factures offre une nouvelle voie aux entreprises, associant bénéfices concrets, amélioration des flux financiers et passage progressif à la dématérialisation totale. Les deux types de facturation ne sont donc plus à opposer mais à associer.

Etapes de la mise en place d'une GED

Vous souhaitez mettre en place une solution GED (gestion électronique de documents) dans votre entreprise. Vous vous demandez comment procéder. Voici une feuille de route pour guider les opérations.

Editique

La GED (gestion électronique de documents) peut alimenter un système d'éditique pour générer et diffuser automatiquement certains documents.


Dématérialisation de documents

La gestion électronique de documents, ou GED, ne peut guère s'appliquer à des documents papier. Pour pouvoir gérer ces documents, il convient de les dématérialiser afin de pouvoir les stocker sous forme électronique.



GED : clés en main ou sur mesure ?

Lorsque l'on choisit sa solution de GED (gestion électronique de documents), 2 options se présentent : utiliser une solution clés en main ou mettre en œuvre une prestation sur mesure. Les 2 approches ont leurs avantages et leurs inconvénients. Il convient de les connaître pour mesurer leur impact sur les besoins énoncés dans le cahier des charges et sur la mise en œuvre de la GED dans l'entreprise.

Cahier des charges d'un projet GED

La création d'un cahier des charges est la première étape dans la mise en œuvre d'un projet de GED. Le cahier des charges GED définit les exigences auxquelles la solution technique adoptée devra répondre. Il se compose de 4 parties : étude de l'existant, fonctionnalités attendues, contraintes de mise en œuvre, niveau de maintenance exigé.

Les applications de la GED en entreprise

La GED s'inscrit naturellement au service de la démarche qualité. Elle permet d'accéder rapidement et partout aux procédures et manuels. On peut également y intégrer le suivi des fiches d'incidents et non-conformités. Les procédures établies lors de la mise en place de la GED peuvent elles-mêmes s'inscrire dans le cadre de la démarche qualité des services comptables et administratifs.

Les enjeux de la GED

Si la GED est associée à ses propres coûts (infrastructure, formation), elle permet de réduire certains coûts liés directement à l'existence de documents papier.




Les principales fonctionnalités d'une GED

La GED ne peut pas se limiter aux documents créés directement sous forme électronique. Elle doit également prendre en compte les documents papiers en les numérisant. La numérisation elle-même ne fournit qu'un fichier image peu exploitable. Un maximum d'informations doit donc en être extrait, par exemple grâce à un logiciel de reconnaissance de caractères.

Numérisation de documents

Dans son sens le plus général, la numérisation est la transformation d'un élément réel en une suite de nombres permettant de le traiter informatiquement.




Pourquoi mettre en place une GED ?

Dans le cadre de la démarche qualité, la GED est un moyen d'apporter la rigueur nécessaire à la saisie, au suivi, à la validation et à la résolution des réclamations et des non-conformités. Elle peut aussi être un outil directement intégré aux procédures des services administratifs et comptables : gestion des clients, de la facturation, des fournisseurs…

Qu'est-ce que la GED ?

L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques


Workflow

La GED (gestion électronique de documents) rationalise les processus de traitement des documents. Elle est un partenaire naturel du développement de workflows formalisés dans l'entreprise.

Cahier des charges d'un projet GED

La création d'un cahier des charges est la première étape dans la mise en œuvre d'un projet de GED. Le cahier des charges GED définit les exigences auxquelles la solution technique adoptée devra répondre. Il se compose de 4 parties : étude de l'existant, fonctionnalités attendues, contraintes de mise en œuvre, niveau de maintenance exigé.


Acronymes de la GED

Le domaine de la GED (gestion électronique des documents) fait appel à certains acronymes fréquents. Le domaine de la reconnaissance de documents en est particulièrement friand : RAD, LAD, OCR ou ICR. Voici quelques éléments pour vous y retrouver.





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