La dématérialisation fiscale des factures, pourtant très attendue, a généré autant d’espoir que de frustration dans les entreprises : complexité de la réglementation, obligation de signature électronique pour l’expéditeur, d’archivage électronique pour le destinataire…
Face à cette problématique, l’externalisation de l’envoi des factures offre une nouvelle voie aux entreprises, associant bénéfices concrets, amélioration des flux financiers et passage progressif à la dématérialisation totale. Les deux types de facturation ne sont donc plus à opposer mais à associer.
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Vous souhaitez mettre en place une solution GED
(gestion électronique de documents) dans votre entreprise. Vous
vous demandez comment procéder. Voici une feuille de route pour
guider les opérations. |
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La GED (gestion électronique de documents) peut
alimenter un système d'éditique pour générer et diffuser automatiquement
certains documents. |
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La gestion électronique de documents, ou GED,
ne peut guère s'appliquer à des documents papier. Pour pouvoir gérer
ces documents, il convient de les dématérialiser afin de pouvoir
les stocker sous forme électronique. |
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Lorsque l'on choisit sa solution de GED (gestion
électronique de documents), 2 options se présentent : utiliser une
solution clés en main ou mettre en œuvre une prestation sur mesure.
Les 2 approches ont leurs avantages et leurs inconvénients. Il convient
de les connaître pour mesurer leur impact sur les besoins énoncés
dans le cahier des charges et sur la mise en œuvre de la GED dans
l'entreprise. |
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La création d'un cahier des charges est la première
étape dans la mise en œuvre d'un projet de GED. Le cahier des charges
définit les exigences auxquelles la solution technique adoptée devra
répondre. Il se compose de 4 parties : étude de l'existant, fonctionnalités
attendues, contraintes de mise en œuvre, niveau de maintenance exigé. |
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Le domaine de la GED (gestion électronique des
documents) fait appel à certains acronymes fréquents. Le domaine
de la reconnaissance de documents en est particulièrement friand :
RAD, LAD, OCR ou ICR. Voici quelques éléments pour vous y retrouver. |
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