Les solutions de GED (gestion électronique des documents) open source ou libres ont l'avantage de pouvoir être modifiées pour correspondre exactement aux besoins de votre entreprise. Elles sont souvent considérées comme moins coûteuses. Mais si le logiciel est effectivement téléchargeable et installable gratuitement, les coûts de gestion et d'assistance sont parfois équivalents à ceux des solutions propriétaires. Tour d'horizon des particularités de quelques solutions de GED open source. Pour apprendre à manipuler l'ensemble des Open Sources, nous vous conseillons sur les e-learning open source.


Alfresco

Alfresco met l'accent sur le travail collaboratif. Il s'intègre particulièrement bien à Microsoft Office et Microsoft SharePoint. Il est en revanche complexe à installer et à configurer (fichiers XML).
Alfresco est disponible dans une version Community gratuite et libre, et une version Enterprise associée à un abonnement annuel. Le prix de cet abonnement varie en fonction du niveau d'assistance requis.

Nuxeo

La solution de Nuxeo est très modulaire :

  • Nuxeo EP (Enterprise Platform) est le socle commun à toute l'offre,
  • Nuxeo DM (Document Management) est le module dédié à la GED collaborative,
  • Nuxeo DAM (Digital Asset Management) permet de gérer les contenus multimédia,
  • des solutions « business » spécifiques existent pour certaines problématiques métier.
    Nuxeo est disponible gratuitement en version complète. Différents niveaux d'assistance sont fournis par le programme Nuxeo Connect. Celui-ci, à partir du niveau Connect Developer, permet en outre d'accéder à l'application en ligne Nuxeo Studio (environnement de personnalisation et de développement).

Knowledge Tree

Contrairement à Alfresco et Nuxeo qui sont développés en Java, Knowledge Tree est développé en PHP. Il est plus léger que les solutions précédentes et plus simple à installer. En contrepartie, son jeu de fonctionnalités de base est moins complet.
La version Community Edition, gratuite et libre, ne dispose pas de fonctionnalités telles que l'intégration à Microsoft Office ou la signature électronique. Les versions payantes (prix par mois et par utilisateur) contiennent ces fonctionnalités. Le tarif de l'abonnement dépend également du niveau d'assistance.

Maarch

Maarch s'oriente surtout vers les problématiques d'archivage. Il existe 2 versions libres :

  • Maarch LetterBox gère l'archivage légal du courrier et s'adresse surtout aux collectivités locales,
  • Maarch Enterprise est une solution de GED complète et modulaire.
    Maarch, comme les autres systèmes de GED open source, construit son modèle d'activité sur le service et l'assistance. Cette offre de services est cependant moins envahissante que celle d'autres éditeurs. En effet, toute l'application est disponible librement et gratuitement. Il n'est pas nécessaire de souscrire à une offre de services pour disposer de modules importants.

Jahia

Jahia porte l'accent sur la création et la gestion de contenu Web. Plus qu'une GED au sens strict du terme, il s'agit d'un module très complet de diffusion de contenu sur le Web. Il peut être associé à une GED plus traditionnelle pour les documents de l'organisation.
Jahia est disponible en une version Community, libre et gratuite, et une version Enterprise. La version Enterprise fournit une assistance professionnelle et des modules supplémentaires tels que la prise en charge de l'annuaire LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) ou la connexion à Alfresco.
La version Enterprise est facturée selon le niveau d'assistance et le nombre de machines virtuelles Java mises en œuvre pour le faire fonctionner.

Autres

Il existe de nombreux autres systèmes de GED open source, parmi lesquels on peut citer :

  • Freedom ECM,
  • LogicalDoc,
  • O³Spaces,
  • Quotero,
  • ...
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