Sharepoint pour la gestion de documents

Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de documents. Du fait de son intégration forte avec Microsoft Office, il est tentant de le considérer comme une solution de GED idéale. Qu'en est-il dans la réalité ?

Présentation

Microsoft SharePoint 2010 va au-delà de la GED traditionnelle :

• gestion de contenu : ce module gère les documents, leur conformité à des règles préétablies et leur archivage,
• recherche : le moteur de recherche de SharePoint indexe le contenu, les informations et les personnes de l'organisation,
• analyse décisionnelle : SharePoint permet de présenter les données sous forme de tableaux de bord et graphiques,
• création d'applications composites : un jeu de composants est à disposition des utilisateurs de SharePoint pour leur permettre de développer facilement des applications métier,
• création de sites web,
• réseau social : le déploiement de SharePoint offre à l'entreprise un réseau social pour ses utilisateurs.

Sharepoint et GED

SharePoint couvre tous les aspects d'une GED traditionnelle :

• acquisition : création de documents Microsoft Office, gestion du contenu non structuré (courrier électronique, messagerie instantanée, réseaux sociaux),
• classement : SharePoint dispose d'un serveur centralisé sur lequel les documents peuvent être stockés et indexés,
• stockage : le serveur SharePoint peut contenir toutes sortes de documents, y compris multimédia. Les opérations d'administration permettent de gérer les autorisations d'accès et les sauvegardes,
• diffusion : SharePoint peut mettre les documents à disposition directement sur le réseau interne de l'entreprise ou sur son intranet ou site web.

Points forts

Intégration avec Office

Le point fort majeur de SharePoint est son excellente intégration avec Microsoft Office. SharePoint 2010 a adopté l'interface « ruban » introduite par Office 2007. Cette intégration facilite énormément l'adoption de la GED qui est alors vue comme un prolongement naturel de la suite bureautique.

Facilité d'installation et d'utilisation

Les produits Microsoft bénéficient d'une certaine homogénéité dans leurs processus d'installation et dans leur utilisation. Si l'organisation a l'habitude de travailler avec ces produits, l'installation et l'utilisation de SharePoint sont conformes à ses habitudes.

Fiabilité de l'éditeur

Microsoft est l'un des plus gros éditeurs de logiciels au monde. Sa disparition dans les prochaines années est extrêmement peu probable, ce qui est rassurant en ce qui concerne la maintenance et l'assistance autour de SharePoint.

Points faibles

Gestion de l'archivage légal

Sharepoint est nettement plus orienté vers le travail collaboratif que vers les solutions d'archivage légal. Il peut être nécessaire de le compléter d'un système d'archivage dédié.

Lien avec Microsoft Office

SharePoint s'intègre nettement moins bien avec les suites bureautiques différentes d'Office.

Evolutivité et souplesse

L'évolution de SharePoint est décidée de manière presque unilatérale par Microsoft. Au contraire d'une solution open source, SharePoint ne peut pas être modifié pour correspondre exactement aux besoins de l'organisation.

Plateformes

SharePoint ne fonctionne que sur plateformes Microsoft Windows. La version 2010 est limitée aux architectures 64 bits.

Sharepoint face aux solutions Open Source

SharePoint a l'avantage d'être porté par Microsoft, un nom réputé de l'industrie logicielle. Mais il a l'inconvénient d'être totalement propriétaire, ce qui peut limiter sa flexibilité.
SharePoint peut être utilisé en conjonction avec une solution de GED open source offrant notamment de meilleures garanties en termes d'archivage légal.
SharePoint offre une solution de GED simple à installer, à maintenir et à utiliser, s'intégrant particulièrement bien avec les autres produits Microsoft.