Le prix d'une solution de GED est extrêmement variable. En plus des coûts d'acquisition, il faut prendre en compte les coûts récurrents liés à la maintenance et aux opérations du système. Les tarifs des divers prestataires sont très variables pour ces différents éléments. Comment rester maître de son budget ?


Facteurs influençant le cout

Le coût d'une solution de GED ne se limite pas au prix de la licence du logiciel déployé sur un serveur de l'entreprise.

Licences logicielles

Le logiciel choisi peut être :

  • gratuit,
  • facturé par utilisateur,
  • facturé par processeur,
  • soumis à un abonnement.

Paramétrage et développement

L'installation du logiciel peut faire l'objet d'une prestation spécifique. Il peut être nécessaire d'adapter la solution choisie, par exemple en développant une couche d'interopérabilité avec un logiciel interne.

Maintenance et assistance

L'immense majorité des prestataires de GED proposent des contrats de maintenance et d'assistance. Il faut prévoir ces coûts, que l'on tire parti de ces offres ou que l'on choisisse d'effectuer ces opérations en interne.

Matériel de l'infrastructure

Selon les prérequis et la charge prévue du logiciel de GED, il peut être nécessaire d'investir dans de nouveaux serveurs et de mettre à jour l'infrastructure réseau de l'entreprise.

Matériel de stockage

En plus du stockage des documents dans la GED, il faut prendre en compte les coûts liés aux sauvegardes et à leur stockage :

  • serveur de sauvegarde,
  • supports de sauvegarde,
  • sites distants pour les sauvegardes.

Coûts liés à la numérisation

Si l'entreprise doit traiter beaucoup de documents papier entrants, ceux-ci doivent être numérisés. On doit pour cela prévoir l'investissement dans du matériel de numérisation ou faire appel à un prestataire externe.

Formation

Les utilisateurs doivent être formés au nouveau système. Cette formation a des coûts

  • directs : paiement de la formation,
  • indirects : manque à gagner pendant les périodes de formation.

Scénarios

GED « comptable » minimaliste

Une entreprise souhaite disposer de ses documents comptables sous forme électronique. Ses besoins sont minimes, mais elle souhaite garantir l'intégrité des documents électroniques pour se débarrasser des archives papier :

  • système de GED open source orienté archivage fonctionnant sur un serveur existant : coût quasi-nul,
  • système de numérisation basique mais fiable : 200 €,
  • formation et prestation réduites : 2 000 à 4 000 €,
  • système d'archivage redondant et sécurisé : 6 000 à 10 000 €,
  • total : 8 000 à 14 000 €.

GED « collaborative »

Une entreprise de 200 salariés souhaite mettre en place Microsoft SharePoint pour améliorer les échanges entre ses collaborateurs et la circulation des documents. Les tarifs proposés par Microsoft peuvent comprendre des prestations d'assistance :

  • licence serveur : 4 000 à 7 000 € par serveur,
  • licence client : 100 à 200 € par utilisateur,
  • serveur : 1 000 à 2 000 € par serveur,
  • total pour 2 serveurs et 200 utilisateurs : 30 000 à 58 000 €.
    Il faut éventuellement ajouter à ces coûts le coût de la formation et des sauvegardes.

GED « complète »

Une grande entreprise lance un projet ambitieux de GED et souhaite obtenir le meilleur niveau de service possible de son prestataire :

  • système complet de GED open source,
  • ensemble de 10 serveurs interconnectés : 10 000 à 20 000 €,
  • assistance premium et formation : 80 000 € par an,
  • système d'archivage redondant et sécurisé : 20 000 à 30 000 €,
  • total : 30 000 à 50 000 € d'investissement matériel et 80 000 € par an.

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