Comment choisir son prestataire GED

Vous avez établi un cahier des charges ged qui vous a permis de qualifier et d'éliminer certains acteurs du marché du point de vue purement fonctionnel. Comment, à présent, choisir le prestataire de GED de votre entreprise parmi ceux-là ?

Editeur ou intégrateur

Editeur

Un éditeur propose directement sa propre solution, développée par ses soins. L'assistance fournie par un éditeur peut s'avérer plus compétente : en cas de doute, on peut faire appel directement aux concepteurs de la solution.
Si une fonctionnalité manque ou si l'entreprise rencontre un bug bloquant, les chances de correction rapide sont plus élevées.
Si plusieurs éléments provenant de plusieurs éditeurs doivent interagir, il faut traiter avec plusieurs fournisseurs. En cas de problème, le risque est qu'ils se rejettent la responsabilité entre eux.

Intégrateur

Un intégrateur propose les solutions d'un ou de plusieurs fournisseurs tiers. Il est souvent moins compétent que l'éditeur en cas de problème. Faire évoluer un produit ou reporter un bug peut être plus compliqué.
L'intégrateur n'est généralement pas lié à un éditeur donné et peut assurer l'interopérabilité de plusieurs solutions. En cas de problème, la responsabilité lui revient.

Critères de choix

Maintenance

La solution GED adoptée doit être entretenue et mise à jour régulièrement, en particulier en cas de bug ou de problème de sécurité. Il faut donc s'assurer que le projet est actif et que la société ou la communauté qui le porte est réactive.
L'entreprise doit pouvoir souscrire des contrats de maintenance et d'assistance si elle le souhaite.

Interopérabilité

Il est rare de mettre en place une GED comme premier élément d'une infrastructure informatique. La GED mise en place doit donc interagir avec les éléments existants (bureautique, intranet). Si plusieurs composants de plusieurs éditeurs sont utilisés, ils doivent être également capables d'interagir entre eux.

Flexibilité

Chaque entreprise est différente et toutes les entreprises évoluent. Le système de GED doit être suffisamment flexible pour s'adapter aux particularités et habitudes de l'organisation. Il doit pouvoir évoluer avec celles-ci.

Communauté

Une communauté importante autour de l'outil est une bonne manière d'obtenir assistance et conseils à partir d'expériences réelles. Participer à cette communauté avec ses propres retours d'expérience peut être un moyen de faire évoluer le produit dans une direction qui intéresse l'entreprise.

Maturité

Un produit jeune peut manquer de maturité et entraîner des problèmes potentiels :

• fiabilité du produit,
• faible adoption et communauté réduite,
• incertitudes sur la durée de vie future du produit.

Prix

Idéalement, la question du prix est la dernière des considérations dans le choix d'une solution de GED. En pratique, il s'agit souvent d'un compromis entre l'importance des différentes fonctionnalités et le budget de l'entreprise.
Lorsque l'on évalue le prix d'une solution de GED, il ne faut pas se limiter au coût d'acquisition de la solution logicielle mais prendre en compte les coûts annexes :

• maintenance,
• assistance,
• évolutions,
• formation.

Pièges à éviter

Les pièges à éviter lorsque l'on choisit un système de GED découlent presque automatiquement des critères de choix. Il faut être particulièrement vigilant aux points suivants :

• réputation du fournisseur,
• possibilités d'évolution,
• variété et pertinence des contrats de maintenance,
• coûts cachés.