Comment choisir son prestataire GED

Vous avez établi un cahier des charges ged qui vous a permis de qualifier et d'éliminer certains acteurs du marché du point de vue purement fonctionnel. Comment, à présent, choisir le prestataire de GED de votre entreprise parmi ceux-là ?

GED : les erreurs à ne pas commettre

Lors de la mise en place d'une GED, il y a des écueils à éviter. Sans prétendre à l'exhaustivité au vu de la situation particulière de chaque organisation, voici quelques points qui méritent votre vigilance.

L'archivage électronique

L'archivage électronique consiste à classer et conserver des documents sous forme électronique. Les documents ainsi archivés peuvent être originellement sous forme papier ou sous forme électronique. Dans certaines conditions, cet archivage électronique peut avoir une valeur probante en cas de litige.


Sharepoint pour la gestion de documents

Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de documents. Du fait de son intégration forte avec Microsoft Office, il est tentant de le considérer comme une solution de GED idéale. Qu'en est-il dans la réalité ?

Solutions de GED open source

Les solutions de GED (gestion électronique des documents) open source ou libres ont l'avantage de pouvoir être modifiées pour correspondre exactement aux besoins de votre entreprise. Elles sont souvent considérées comme moins coûteuses. Mais si le logiciel est effectivement téléchargeable et installable gratuitement, les coûts de gestion et d'assistance sont parfois équivalents à ceux des solutions propriétaires.


Le cycle de vie d'un document numérique

Mettre en place une GED (gestion électronique des documents) n'affranchit pas des problèmes de cycle de vie des documents. Ceux-ci sont, comme les documents papier, créés, stockés, archivés et éventuellement détruits.

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Prix d'une solution de GED

Le prix d'une solution de GED est extrêmement variable. En plus des coûts d'acquisition, il faut prendre en compte les coûts récurrents liés à la maintenance et aux opérations du système. Les tarifs des divers prestataires sont très variables pour ces différents éléments. Comment rester maître de son budget ?



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